今回は、大量のデータを確認しやすくするためのファイル管理について問う内容です。

まずは、ファイル管理の基本について確認しましょう。

ファイル管理とは、パソコンに保存されているファイルを適切に保存し、いつでも探し出せるように整理しておくことです。管理するフォルダーを階層ごとに分けることにより、用途別・目的別でファイルを管理することができます。

＜ファイル管理のメリット＞

・使用するファイルをすぐに探すことができるため、仕事が効率化する
・使用するファイルの選択ミスなどを防止する

＜ファイル管理のポイント＞

・使用頻度の高いフォルダーは上部にあるとアクセスしやすいため、先頭に番号などをつける
・目的のファイルにアクセスするプロセスが増えるため、階層は深くしすぎない
・フォルダーが多くなる場合は日付で整理する
・フォルダーやファイルが増えてきたらまとめる、または削除する
（ただし、削除する場合は、ファイルの保存期間を決め、一定の期間が経ち、不要なもののみ削除する）

＜ファイルを探すのが困難な場合＞

・ファイルをデスクトップに保存する。
⇒雑然と置かれたファイルから目的のものを見つけるのは困難となる。
・ファイル名に「最終」などをつける。
⇒修正した場合、最終かどうかが不明となる。そのようなファイルが増えた場合、結局探すのが困難となる。
・ダウンロードしたファイルが放置されたままである。
⇒見つけるのが困難となる。

次に、それぞれの選択肢を確認しましょう。

A.　顧客や案件ごとに分類フォルダーを作成し、ファイルを整理する。

顧客や案件で分類することで、最初にアクセスする場所を判断しやすくなります。よって、ファイル管理の方法として適切といえます。

B.　完了した案件は、フォルダーやファイル名の頭に「【完了】」を追加し、区別する。

【完了】とファイル名がつけられたファイルは、並べ替えた場合まとまりますが、そのようなファイルが増えた場合に、結局目的のファイルを見つけるのが困難となります。よって、ファイル管理の方法として不適切といえます。

C.　フォルダー名は、頭に番号付けし、フォルダーの並び方をコントロールする。

ファイル名の先頭に「01」や「02」と頭に番号付けすることにより、ファイルは番号順に並ぶためアクセスがしやすくなります。よって、ファイル管理の方法として適切といえます。

D.　ファイル名は、プロジェクト名_ファイルの種類_作成年月日に統一する。

プロジェクト名を先頭につけることで、最初にプロジェクトを絞って探すことができます。さらにその中から種別、作成年月日と順に絞り込んで探すことができるので、アクセスがしやすくなります。よって、ファイル管理の方法として適切といえます。

よって、答えはBとなります。