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『eg(電気とガス)』1月号の解答

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 今回は、新システム導入において、検討に必要な情報の整理の仕方、資料のまとめ方をどうするか考える問題です。

システム導入に限らず、調査結果を元に検討を行う時は、その目的に見合った情報を集め、取捨選択し、整理して資料にまとめる必要があります。資料を提示する相手が求める情報は何か、そして、どのような構成でまとめることで見やすい資料に仕上がるのかを考える必要があります。この観点で問題を見てみましょう。


まず、「ラスティ商事」でシステムの導入を検討している目的と条件を整理してみましょう。

 

【システム検討の目的と検討条件】

目的

社内の3つの管理システムを統一し、情報の一元化を図る

要件・要望提示者
(ヒアリング対象)

ラスティ商事の各部署

導入システムに求められる条件

(1) 各部署にヒアリングした必須要件、要望をできるだけ満たすこと

(2) 各部署の業務が効率的に行える機能性や性能を持っているもの

(3) 導入にあたり、予算の範囲内で(できれば安価で)導入が可能なもの


 (2)(3)は今回の問題の条件には含まれていませんが、企業では限られた人員や時間、予算の中で活動をしなければいけないため、必ず考慮しなければいけない要件です。

今回は、必須要件を満たすシステムとして、システムACに候補を絞った段階です。上記の目的と条件を踏まえ、システムACの比較、検討ができるように"報告書"としてまとめます。報告書は、システムを導入するかどうかの判断をする役職の人に提出し、見ていただくことになります。そのため、報告書の内容に求められる作成ポイントは、次の通りとなります。


 【報告書作成のポイント】

(a) 上記の「導入システムに求められる条件」を確認できる内容が含まれているか

(b) 短時間で判断ができるよう、情報が取捨選択されているか

(c) システムACの比較がしやすい構成になっているか


これらを踏まえて、各選択肢を確認しましょう。


A. より多くの情報を伝えるため、WEBサイトやカタログの製品情報など、調べた情報すべてを印刷し、システムごとにファイリングする


この選択肢の内容を資料として表すと、次のようなイメージになります。


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この選択肢は、システムACの製品情報のそれぞれをそのまま印刷しているため、調べた情報を取捨選択せず重複した状態でまとめています。また、記載内容や形式が異なる別の資料を見比べなければならず、システム間での比較がしにくい構成となっています。つまり、

(b) 短時間で結論が得られるよう、情報が取捨選択されているか」

(c) システムACの比較がしやすい構成になっているか」

の作成ポイントと相反する報告書となっています。よって、この選択肢は不適切です。


B. 価格、各部署の要望の機能、仕様が異なる機能を比較できるように、各システムを一覧表にしたデータを作成する


この選択肢の内容を資料として表すと、次のようなイメージになります。

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この資料は各部署の要望の機能、仕様だけでなく、価格など他の検討事項も比較できることから、どのシステムがより望ましいかの判断が総合的にできます。また、システム間でそれらの比較ができるよう一覧表にしていることから、今回の【報告書作成のポイント】に最も見合っています。よって、この選択肢は適切です。


C. 価格、機能に対してどの部署の必須の要件や要望を満たしているか、システムごとに表にまとめたデータを作成する


この選択肢の内容を資料として表すと、次のようなイメージになります。

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この資料の選択肢は、どの部署の必須の要件や要望を満たしているかという観点で機能や価格を確認することが出来ます。しかし、システムごとに資料データを作成しているため、システムごとに並べている機能が異なり、比較がしにくい構成になっています。つまり、

(c) システムACの比較がしやすい構成になっているか」

の作成ポイントを満たしていないことになります。よって、この選択肢は不適切です。


D. システムごとに他のシステムには備わっていない機能を列挙し、各機能の詳細が分かる文書データを作成する


この選択肢の内容を資料として表すと、次のようなイメージになります。


この選択肢は、独自の機能は何があるか、システムごとの違いをみることが出来ますが、各部署の必須の要件や要望を項目に含んでおらず、求められている条件を満たしているかの確認ができません。つまり、今回の目的にまったく合わない調査結果となっています。よって、この選択肢は不適切です。

よって、答えはBとなります。

「eg(電気とガス)(発行財団法人 経済産業調査会)」は、読み易い、わかりやすいをモットーに、egトレンド、エコー、エッセー等のタイムリーな情報を提供するほか、資料として、電力・ガス需給実績等を掲載したエネルギー情報誌です。
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